Le RGPD et le REF

Non ! le RGPD n’est pas un nouveau mode numérique, ni même une nouvelle taxe de rentrée… C’est une réglementation européenne entrée en vigueur en Mai 2018 : le Règlement Européen sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) dont l’objectif est de protéger tout citoyen européen d’une utilisation illicite ou abusive de ses données personnelles.
Il existe sur le NET de nombreux documents traitant de ce sujet, dont plusieurs excellents sur le site de la CNIL (voir référence) que nous vous encourageons à lire si le sujet vous intéresse.
Quel est l’impact de la nouvelle réglementation pour notre association et ses membres ? Faut il attirer l’attention de responsables d’associations qui collectent ou traitent des données personnelles sur les conséquences du RGPD ?

Les principes de base du RGPD :
Recueillir un accord explicite :
Toute entité à vocation commerciale ou non (donc les associations) et indépendamment de sa localisation dans le monde qui collecte et traite les données personnelles d’un résident européen (CEE) doit s’assurer qu’elle a recueilli un accord positif explicite à leur collecte et traitement de la part des personnes concernées. L’entité a l’obligation de conserver une trace fiable et datée de ce consentement ;

Obligation d’informer :

Elle a de plus l’obligation d’informer de façon complète sur la nature des données collectées et leur traitement ainsi que d’offrir un accès à ces données à leur titulaire ainsi que les possibilités de modification ou de retrait prévues par le texte européen.

Les actions du REF :

Le conseil d’Administration de votre association a donc mis en place un groupe de travail depuis le mois de juin 2018. Ce groupe de travail a procédé à :
– un état des lieux exhaustif de l’ensemble des données collectées, de leur traitement et des processus de mise à jour associés (Bases de données, applications, etc.) ;
– la création d’une Politique de Protection des Données Personnelles du Réseau des Emetteurs Français, document dont vous trouverez la copie dans ce numéro, sur le site du REF ainsi qu’au dos de chaque bulletin d’inscription ;
une modification des bulletins d’inscription papier et formulaires en ligne utilisées par l’association en conformité avec le règlement européen ;
– la mise en place d’un processus en ligne afin de recueillir, confirmer et archiver les consentements de nos membres ;
une revue des tous les traitements effectués par le REF, en particulier les mises à jour de données, archivage, etc. ;
– la confirmation des mesures de sécurité en place au sein du REF afin de protéger ces données.

Les conséquences pour les membres de l’association :
Tous les membres de l’association, au cours du processus de renouvellement de leur cotisation 2019, se verront demander de confirmer les données personnelles enregistrées par l’association ainsi que la confirmation explicite de leur accord relatif au traitement de ces données par le REF.
Les bulletins d’adhésion 2019 imprimés ont donc été modifiés. Vous trouverez les liens vers le nouveau bulletin d’adhésion ainsi que la Politique de Protection des Données Personnelles du Réseau des Emetteurs Français.

Pour ceux qui renouvellent leur adhésion en ligne par le site du REF,
ceci se fera par la validation d’un questionnaire RGPD prérempli des données en notre possession, suivie d’une double confirmation explicite sur le site et par un courriel de validation : double validation électronique de votre consentement. L’adhésion et son renouvellement en ligne est une procédure simple, rapide et efficace que nous vous encourageons à utiliser.

Vous êtes responsable d’une association, radio-club ?
Si votre groupe collecte et traite des données relatives à ses membres, le règlement européen s’applique également à votre groupe local. Le processus peut être assez simple à mettre en place mais les concepts de base du RGPD s’appliquent de la même façon.

Le futur….
Nous continuerons à vous informer régulièrement sur le sujet RGPD mais soyez certain que l’ensemble du Conseil d’administration souhaite conserver une approche simple, pragmatique et efficace dans un respect strict des aspects administratifs réglementaires.
Lien vers le site du Ref-Union…

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